Elk jaar moeten leidinggevenden en werknemers eraan geloven: het beoordelingsgesprek. In de afgelopen tijd is er rondom dit jaarlijkse ritueel veel discussie ontstaan bij bedrijven én HR-managers. Want beoordelingsgesprekken zouden teveel tijd kosten en te weinig opleveren als het gaat om de prestatieverbetering van medewerkers.
Van profclub tot fastfoodketen
Als HRM-Friesland vonden we deze discussie een uitstekende aanleiding om eens te onderzoeken wat leidinggevenden en werknemers zelf vinden. Samen met een student van de NHL Hogeschool Leeuwarden stelden we een onderzoek samen naar het nut en de noodzaak van beoordelingsgesprekken. Van profvoetbalclub tot zorgorganisatie, van bouwbedrijf tot fastfoodketen: we benaderen leidinggevenden en werknemers van tientallen bedrijven in Noord-Nederland. Uit 33 bedrijven kregen we een reactie terug.
Beoordelingsgesprek 1 á 2 keer op de agenda
Uit de respons blijkt dat dat het beoordelingsgesprek in veel bedrijven 1 tot 2 keer per jaar op de agenda staat. In de meeste gevallen gaat het beoordelingsgesprek over (niet) behaalde resultaten, de werkzaamheden voor de komende periode en de samenwerking met collega’s. Ook persoonlijke ontwikkeling komt in twee derde van de gesprekken aan bod. Hiermee krijgt het beoordelingsgesprek in een aantal bedrijven ook het karakter van een functioneringsgesprek.
Meer dan 90% vindt het beoordelingsgesprek zinvol
De hamvraag was in hoeverre leidinggevenden en werknemers het beoordelingsgesprek als zinvol en noodzakelijke ervaren. Hierop was het antwoord duidelijk: in beide gevallen zegt meer dan 90 procent dat het beoordelingsgesprek zinvol en noodzakelijk is. Sterker nog, leidinggevenden ervaren dat het gesprek meestal (92%) een positief effect heeft op het functioneren van werknemers. Ook werknemers geven aan dat ze in de meeste gevallen tevreden en begripvol zijn over de beoordeling die ze krijgen.
Weinig voorbereiding op gesprek
Ondanks het nut van het beoordelingsgesprek, besteden werknemers weinig aandacht aan de voorbereiding. In de meeste gevallen wordt voor het gesprek wel nagedacht over het eigen functioneren. Toch neemt slechts 27,8% procent van de medewerkers voor het gesprek de agendapunten door. Het is overigens wel aan te bevelen om een beoordelingsgesprek goed voor te bereiden: zo kun je als werknemer meer uit je beoordelingsgesprek halen.
Wel afspraken, maar geen verslag
Opvallend is ook dat na het beoordelingsgesprek vaak wel afspraken worden gemaakt, maar dat meer dan helft (53%) van de leidinggevenden geen verslag maakt van het beoordelingsgesprek. Een gemiste kans, wanneer er geen verslag wordt gemaakt, betekent dit geen dossieropbouw. Juist een beoordelingsgesprek is een uitstekend middel om slecht functioneren aantoonbaar te maken. Zeker bij eventuele ontslagprocedures is een verslag van een beoordelingsgesprek cruciale informatie voor de kantonrechter.
Weinig vervolg bij slechte beoordeling
Tot slot nog een opvallende uitkomst. Nog geen 30% van de ondervraagde leidinggevenden voert gesprekken na een slechte beoordeling van een werknemer. Ook hier is ruimte voor verbetering. Wanneer uit een beoordeling blijkt dat een werknemer niet goed functioneert, is het zinvol om extra gesprekken te voeren. Aanvullende afspraken en extra aandacht daarvoor, kunnen het functioneren van medewerkers en de verstandhouding met de leidinggevende verbeteren.’
Of het beoordelingsgesprek een nutteloos en tijdrovend is? Uit ons onderzoek blijkt dat leidinggevenden en werknemers dit niet als zodanig ervaren. Slechts een klein percentage van de ondervraagden geeft aan over een andere vorm van beoordelen na te denken. De uitkomsten onderschrijven datgene wat wij in de praktijk ervaren: het beoordelingsgesprek heeft z’n meerwaarde, mits leidinggevende en werknemer er voldoende energie in stoppen. Kortom, goed voorbereiden, gesprekken vastleggen en ook écht iets doen met de uitkomsten.
Lees hier het volledige onderzoek