Afgelopen Vrijdag 25 mei is de veelbesproken Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking gegaan. Het doel van de wet is de bescherming van persoonsgegevens én bewustwording bij bedrijven die gegevens verwerken. Maar wat betekent de AVG wanneer je als bedrijf de gegevens van medewerkers verwerkt en beheert?
In de AVG is geregeld dat je als bedrijf moet melden welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je dat doet én hoe je die gegevens beveiligt. Dit betekent dat je ook je werknemers hiervan op de hoogte moet stellen. Schakel je een bureau in voor de gegevensverwerking van jouw werknemers (bijvoorbeeld salarisadministratie of arbodienst)? Dan moet je daarmee een verwerkingsovereenkomst sluiten.
Dit alles leg je vast in een verwerkingsregister. Dit register is vormvrij, maar je moet het wel kunnen tonen zodra de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt. Het register moet je ook bekend maken bij jouw werknemer. Onze tip is om ernaar te verwijzen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement. Je kunt het register toevoegen aan de documenten die worden verstrekt bij de indiensttreding.
Heb je een bedrijf met minder dan 250 medewerkers? Neem dan de volgende zaken op in het verwerkingsregister.
Sjabloon downloaden
Via onze website kun je Verwerkingsregister_uitgebreid HRM-Friesland.
De invoering van de AVG is niet advies- of instemmingsplichtig. Als je van plan bent om veranderingen aan te brengen kan dit wel zo zijn. Aanpassingen in technologische voorzieningen (digitale beveiligingen) kunnen adviesplichtig zijn en aanpassingen in registraties van persoonsgegeven zijn instemmingsplichtig. De OR kan wel gebruik maken van het initiatiefrecht om dit onderwerp te bespreken in de overlegvergadering. Op zich is dat natuurlijk niet onverstandig.
Heb je nog vragen over de AVG. Bel ons dan op 058-288 23 22 of mail ons: info@hrm-friesland.nl