Veel werknemers krijgen een reiskostenvergoeding van 19 cent per gereden kilometer. Degenen die vaak naar hun werk (moeten) reizen, voelen steeds meer de hoger wordende brandstofprijzen doordrukken in hun portemonnee. Maar, is het nu aan de werkgever om de reiskostenvergoeding voor personeel te verhogen? En zo ja, op welke manier?
Recht op reiskostenvergoeding
Allereerst, is het goed om te weten dat werkgevers wettelijk geen verplichting hebben de reiskosten van werknemers te vergoeden. Of er sprake is van een reiskostenvergoeding en hoeveel dit dan mag zijn, wordt vaak in de arbeidsovereenkomst afgesproken tussen werkgever en werknemer of staat vermeld in de betreffende cao (indien van toepassing).
Moet de werkgever de reiskostenvergoeding verhogen?
De hoogte van de reiskostenvergoeding wordt door veel werkgevers doorgaans gelijkgetrokken met het wettelijk vastgestelde maximum waarover de werkgever geen belasting hoeft te betalen, namelijk € 0,19. Kiest een werkgever er toch voor om de reiskosten te verhogen, naar bijvoorbeeld € 0,30, dan betekent dit dat € 0,11 door de belastingdienst als extra loon wordt gezien en hierover dus loonbelasting betaald moet worden. Het gevolg hiervan is dat de werknemer netto slechts een klein deel van de verhoging terugziet en de werkgever tegelijkertijd over dit bedrag wel premies voor werknemersverzekeringen dient af te dragen.
Inventariseer de huidige reiskostenregeling
Voordat er überhaupt nieuwe afspraken worden gemaakt over de reiskostenvergoeding, is het aan te raden eerst de verschillen in kaart te brengen van de gemaakte werk-gerelateerde reiskosten en de vergoeding die hier tegenover staat. Want, hoe groot is de schade echt? En hoe reëel is het om hier als werkgever in tegemoet te komen door de kilometervergoeding omhoog te doen?
Wanneer uit de inventarisatie blijkt dat de reiskostenvergoeding die werknemers krijgen slechts nog een deel van hun kosten dekt om van en naar het werk te gaan, dan is het zeker de moeite waard een kritische blik te werpen op de huidige reiskostenregeling.
Pas de restricties aan tot op zekere hoogte
Als bijvoorbeeld de huidige reiskostenvergoeding die je als werkgever biedt, nog onder de 19 cent per gereden kilometer zit, maak dan een afweging om op zijn minst mee te bewegen met de door de overheid bepaalde maximum grens waarmee reiskosten onbelast vergoed mogen worden. Of als er in de huidige reiskostenregeling een restrictie bestaat (bijvoorbeeld, een vergoeding vánaf 10 km of tót 30 km enkele reis), kijk dan eerst eens of de restricties (al dan niet tijdelijk) versoepeld kunnen worden.
Als de reiskostenvergoeding lager is dan wat fiscaal is toegestaan, kan er ook voor gekozen worden het onbenutte deel toe te passen op bijvoorbeeld een eindejaarsuitkering. Het bedrag dat niet wordt gebruikt voor reiskostenvergoeding wordt afgetrokken van de eindejaarsuitkering en netto uitgekeerd. Hierdoor betaalt de werknemer aanzienlijk minder belasting en kost het de werkgever niets meer. Let hierbij wel op bijkomende effecten van een lager bruto jaarloon bij bijvoorbeeld inkomensafhankelijke uitkeringen.
De reiskostenvergoeding blijft een secundaire arbeidsvoorwaarde waar door veel werknemers waarde aan wordt gehecht. Bied je (veel) minder reiskosten dan een concurrent? Dan loop je (helemaal in de tijd van nu) het risico dat werknemers overstappen. En nu de arbeidsmarkt steeds krapper wordt, is dat niet iets waar je op zit te wachten.
Gebruik indien nodig -en mogelijk- de vrije ruimte in de WKR
Zoals net al even kort genoemd werd, is het verhogen van de reiskostenvergoeding boven de onbelaste grens van 19 cent per gereden kilometer niet de meest ideale oplossing wanneer het meerdere als belast loon wordt uitgekeerd. Wat je als werkgever nog wel kan doen, is gebruikmaken van de werkkostenregeling (WKR). Voor 2022 is de beschikbare ruimte in de WKR 1,7% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% voor het bedrag wat daarboven komt. Denk er hierbij wel om, dat uit deze vrije ruimte vaak ook nog andere zaken bekostigd worden (kerstpakketten, personeelsuitjes, etc.) en dat het maximum dus niet wordt overschreden. Over het bedrag dat uitkomt boven de vrije ruimte, betaal je namelijk loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.
Ga het gesprek aan en maak afspraken
Ga als werkgever en werknemer met elkaar in gesprek. Wanneer de reiskosten- en vergoeding zodanig uit verhouding zijn, dat dit persoonlijke problemen oplevert, probeer er dan samen uit te komen. Bijvoorbeeld, door als werkgever bovengenoemde punten in overweging te nemen.
Echter, bespreek ook of de aanpassing permanent is of van tijdelijke duur zal zijn vanwege de huidige situatie die speelt. Want, wat gebeurt er als de brandstofprijzen weer dalen, welke einddatum hang je aan een eventuele verhoging van de reiskostenvergoeding? Zorg ervoor dat hierover afspraken worden gemaakt, zodat niemand voor verrassingen komt te staan.
Plaats de problematiek in een breder perspectief
Kijkend naar wat er momenteel gaande is in de wereld, kunnen klachten over reiskostenvergoeding als ongemakkelijk ervaren worden. Er is natuurlijk een oorlog gaande die iedereen pijn doet. Er gebeurt dus meer dan enkel de gevolgen die de verhoogde brandstofprijzen met zich meebrengen.
Dus waarom niet focussen op andere mogelijkheden, zoals het stimuleren van het gebruik van het OV, carpoolen, fietsen of thuiswerken?
Het reizen van en naar het werk wordt in feite alleen maar interessanter gemaakt door de reiskostenvergoeding te verhogen. En dan met name voor de automobilist. De automobilist wordt op deze manier gecompenseerd voor de stijgende brandstofprijzen. Maar leent deze situatie zich juist niet perfect om werknemers aan te moedigen met het OV te reizen of te gaan carpoolen? Om werknemers te laten investeren in een elektrische fiets, of wellicht toch wat vaker thuis te werken?
Al met al, valt er veel te zeggen over het verhogen van de reiskostenvergoeding en is de keuze die hierin wordt gemaakt afhankelijk van de situatie waarin zowel werkgever als werknemer zich bevindt. Kijk daarom voordat er keuzes worden gemaakt naar de daadwerkelijke noodzaak hiervan en neem -met het oog op de toekomst – ook zeker andere mogelijkheden in overweging.
Wil je sparren over de mogelijkheden met betrekking tot de reiskostenvergoeding? Neem dan contact met ons op: info@hrm.frl of via 058-288 2322.